UNE 15713 – Destrucción Segura de Material Confidencial
La importancia de la norma UNE EN 15713 radica en que establece las recomendaciones para la gestión y control de los procesos de destrucción de documentos confidenciales de forma segura y libre de sanciones.
Una organización certificada bajo el estándar UNE 15713:
- Garantiza en sus servicios la utilización de los medios y la aplicación de los procedimientos adecuados para una destrucción de documentos de forma segura tanto para la empresa o negocio como para la empresa de destrucción confidencial.
- Proporciona recomendaciones aplicables a las dependencias centrales de las compañías y cualquier otro lugar de custodia para el material confidencial.
- Proporciona información posterior a la destrucción confidencia del tipo de triturador industrial que hace falta para fraccionar el documento en unas porciones en las que apenas cogen 2 letras.
La norma UNE EN-15713 se convierte en el complemento ideal para regular la LOPD en los procesos de destrucción de toda clase de ficheros de carácter confidencial. Consta de cuatro etapas bien diferenciadas:
- Llegada a las instalaciones.
- Destrucción de documentos.
- Emisión del certificado.
Se recomienda su implantación en aquella organización en la que garantizar los procesos de destrucción confidencial de documentación sea crítico, por el nivel de seguridad aplicable a los datos de carácter confidencial manejados.
Ventajas de la verificación UNE 15713
- Aporta criterios de calidad.
- Facilita el cumplimiento de la legislación LOPD y Medio Ambiente.
- Realiza una revisión de las actividades, instalaciones y recursos.
- Integra todas las actividades de prestación del servicio empresarial.
- Proporciona un extra de fiabilidad para los clientes en la relación a la confidencialidad de la información que se maneja por parte de su proveedor.
Preguntas frecuentes
Norma UNE 15713: Certificación
El proceso de certificación para UNE 15713 tiene los siguientes pasos:
- Solicitud de certificación.
- Planificación.
- Fase 1.
- Fase 2.
- Emisión del certificado.
El mantenimiento del certificado conlleva el siguiente proceso:
- Seguimiento anual 1.
- Seguimiento anual 2.
- Recertificación.
Duración habitual del proceso de certificación UNE 15713
La duración habitual del proceso de certificación se encuentra entre 5 y 6 meses, desde que la empresa entrega la Solicitud de Certificación hasta la consecución del certificado. Aconsejamos que se solicite la certificación con 3 meses sobre la fecha prevista de inicio del proceso.
Garantizar el éxito de la organización con la UNE 15713
- Identificar los documentos confidenciales, así como los materiales donde están contenidos.
- Disponer de instalaciones adecuadas que debe tener la empresa destrucción de documentos en dos aspectos, dependencias y seguridad.
- Cómo realizar la subcontratación.
- Personal y condiciones de seguridad implementadas.
- Recogida y retención o almacenamiento del material en vehículos de transporte o vehículos de destrucción “in situ”.
- Categorías de carácter confidencial.
- La eliminación del producto final, mediante 5 niveles de destrucción según el tipo de información a eliminar; a medida que se llega al número 5 la recuperación de información es menos posible.
- Tamaños específicos de triturado y desintegración del material.
- Para la contratación de una empresa de destrucción confidencial se debe tener muy presente la emisión del certificado de destrucción para el cliente previa grabación de todo el proceso mediante un circuito cerrado de televisión por motivos de seguridad.
Integración de la UNE 15713 con otras normas de calidad
La implantación de la UNE 15713 se puede acometer con otras normas:
- Gestión de la calidad: ISO 9001.
- Gestión de la Seguridad de la Información: ISO 27001.
- Gestión ambiental: ISO 14001.
- Gestión de la seguridad y salud en el trabajo: OHSAS 18001, ISO 45001.
- Cualquier otro esquema con estructura de alto nivel.