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En este podcast contamos con la intervención de Gonzalo García Bailón, Responsable de Compliance en EQA España y Alicia Allende, Responsable del área de Regulación y Cumplimiento en Acciona Inmobiliaria.

Transcripción

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#prevenciónblanqueocapitales

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00:19 Bienvenida
00:45 Presentación
01:14 ¿Cómo encontrasteis a EQA España?
04:20 Aportar valor a los clientes como entidad acreditada por ENAC. ¿Por qué tomasteis la decisión de seleccionar a EQA?
08:54 Mejor servicio al mejor precio ¿Qué aspectos os gustaron más del proceso con EQA?
13:31 Proceso de auditoría, muestreos.
20:34 Aspectos que mejorar

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Buenos días y bienvenidos a “Certifica”, el canal podcast de EQA. Hoy Gonzalo García Bailón, responsable de Compliance en EQA España, y Alicia Allende, responsable del área de Regulación y Cumplimiento en Acciona Inmobiliaria, nos van a contar la experiencia de Acciona Inmobiliaria en la revisión de su sistema de Prevención de Blanqueo de Capitales.
Os presento ahora sí que sí. Alicia, Buenos días.
Como ha dicho Gonzalo, he sido responsable del área de regulación y cumplimiento de Acciona Inmobiliaria durante 11 años.
Y como responsable tenía que asegurarme que todos los procesos y procedimientos en materia de prevención de blanqueo estaban actualizados correctamente aplicados. Y allí, en ese momento fue cuando me encontré con EQA y comenzó una extra experiencia conjunta.
Alicia, una de las cosas que claro, tú como responsable de cumplimiento normativo tenías que atender no solo la parte de blanqueo de capitales, sino un montón de regulación. Al final llevabais además un montón de años con diversos expertos externos. Al final es una buena práctica, ¿no? Que no todo el tiempo siempre tengas un mismo experto externo, porque claro, los mismos ojos no van a ver cosas diferentes cada año. Entonces es bueno cambiar. Vosotros tuvisteis un proceso de selección, no hiciste una licitación, nos invitasteis a nosotros. ¿Cuéntanos un poco cómo nos encontrasteis, en qué momento estabas? Porque claro, habías hecho un montón de auditoría cuando llegaste.

Ya habíamos pasado bastantes, bastantes ciclos completos de informe completo y luego seguimientos con distintos expertos externos. El año pasado justo tocaba el año 2022, 2023 un nuevo ciclo, entonces, ante un nuevo ciclo, siempre quieres buscar al mejor experto que pueda haber en el mercado, no sólo que demostrase sus condiciones académicas y experiencia profesional, sino también un poco más. Es decir, que Acciona Inmobiliaria, como sujeto obligado, demostrase que teníamos la diligencia de vida máxima a la hora de seleccionar a un experto externo lo suficientemente cualificado y demostrar que realmente va a revisar nuestros controles internos y nuestros procedimientos a fondo, porque nosotros sabemos que cumplimos con la normativa, tenemos procedimientos que son eficaces y funcionan, pero siempre necesitas que realmente te lo revisen para confirmar que bueno, el riesgo cero no existe, pero realmente para confirmar que estás evitando lo máximo posible el poder tener un percance o un daño reputacional. Entonces, Acciona Inmobiliaria como filial de una cotizada siempre tiene mucho cuidado en realmente seleccionar a gente muy experta en la materia
En el 2023 que teníamos que revisar 2022-2023 inicia una búsqueda de expertos externos sí es verdad que busque por Internet 55 expertos de distintos ámbitos.
Y me encontré con que, efectivamente, ahora había entidades acreditadas.
Desde el 2021, entonces, seleccione a EQA y a otra entidades acreditadas por ENAC, a dos consultoras y a un despacho de abogados con expertos externos registrados en este PAC y tuve 5 propuestas.
Mantuve 5 reuniones con estas 5 empresas y luego la las elevamos al comité.
Al final, claro, es que el artículo 28 de la Ley 10/2010 lo único que te dice es que tendrás que seleccionar a un experto externo que reúna las condiciones académicas y de experiencia profesional idóneas para desempeñar ese papel. Pero tampoco te da mucho, mucho más detalle. Entonces, claro, muchas cotizadas se van siempre. Pues oye, vamos a descargar en una entidad que tenga prestigio y que realmente pues lleven una trayectoria amplia.
Nosotros al final con la acreditación como sabéis, pues siempre apostamos. Cuando hay un servicio acreditado, apostamos por él, sobre todo en materia de compliance. Estamos hablando en las certificaciones de que son voluntarias, pero en este esquema justo en prevención de blanqueo de capitales, existe una obligación legal de todos los años. Tiene que revisarse. Cuando estás sujeto obligado por tu actividad, tienes que revisar tu sistema de prevención de blanqueo de capitales, entonces a la hora de seleccionar ese experto, tampoco había criterios en la ley ni en ningún sitio. Entonces nosotros dijimos, vamos a ir a lo máximo que es no solo cumplimos con todo lo que es toda la regulación, que además es bastante. Tenemos la Ley 2102 1010, el Real Decreto 304 2014.
Tenemos también la orden ministerial hay, bueno, tú te habrás encontrado incluso algún informe que no sigue el mismo patrón que nosotros. O sea, al final nosotros hemos desarrollado un modelo informe que es muy específico y que cumple todos los 14 puntos de la normativa y algunos más que de hecho tú me preguntabas, oye, pero ¿y esto? Esto no lo había visto nunca.
Al final lo que se trata es de bueno o nosotros desde cuál lo que pretendemos es aportar valor a nuestros clientes. Es verdad que es un servicio exigido por la ley que se tiene que hacer todos los años y que nosotros verificamos que se cumplan todos los requisitos regulatorios de en materia de prevención de blanqueo de capitales. Pero lo que pretendemos nosotros es también trasladárselo a los que nos acompañan hoy.
El propósito es ver cómo os podemos ayudar. Es decir, hacemos una revisión muy completa con todos los puntos legales y además todo lo que implica una acreditación. No quiero enrollarme con esto, pero el hecho de estar acreditado siempre saca lo que se llaman el CEA es un documento del CEA. En este caso es el CEA 25, que son criterios específicos de acreditación que además de todos los requisitos legales.
Además, más requisitos para cumplir con la certificación.
Es importante que sepan por qué selecciona este EQA, porque me habías dicho que había otra entidad acreditada, había un despacho de abogados Y dos consultoras. Al final, cómo llegaste a la conclusión de seleccionar a EQA.

En cuanto me informé que las entidades acreditadas tienen esta seguridad que te ofrecen, que realmente está todo mucho más específico y controlado por ENAC No tuve duda, ya que iba a elegir entre las dos acreditadas.
Y sinceramente, fue EQA porque la propuesta económica era mejor.
Porque no os conocía a ninguna de las dos y no sabía el contenido exacto de los informes de ninguna de las dos.
Estoy muy contenta con la elección, pero fue básicamente las garantías que ofrecía de estar acreditado y la propuesta económica.

Al final, bueno, nosotros intentamos hacer el mejor, el mejor servicio al mejor precio. Es verdad que a veces siempre lo decimos. No somos ni los más caros, pero tampoco somos los más baratos. Siempre en el mercado hay gente que no tiene los requisitos.
De tiempo, al final todas las auditorías que nosotros hacemos las dimensionamos por el tiempo que vamos a estar en nuestros clientes y en función de ese de esas jornadas, pues emitimos nuestro nuestras tarifas y nuestros honorarios.
En cuanto a al informe, nosotros hemos tenido que diseñar un informe. Yo llevo, pues casi me acerco peligrosamente a los 20 años de experiencia en todo esto.
Y yo he hecho pues distintos tipos de informe. Y es verdad que con la acreditación hemos sacado un modelo de informe que al final hace, porque claro, siempre nos encontramos con, en tu caso sí que me consta que leíste todo el informe de desde el principio hasta el final, pero generalmente el informe se dirige al órgano de Administración y ellos lo que quieren es, oye, ¿cuáles son las desviaciones? ¿Qué ha pasado? Y dame tu opinión de experto externo.
Entonces, nosotros en el informe sí que contemplamos esa esas partes. No hemos hecho lo que es la evaluación del experto externo, el resultado final, tal y como exige el documento de recomendaciones del del SEPLAC. Y luego tenemos un resumen de todas las recomendaciones. Al final, tú sí que te leíste el informe, pero a la hora de trasladarlo al Consejo de Administración, ¿consideras que ese formato ayuda?
También nos gustaría saber, claro, igual que no existe el riesgo cero, tampoco hay un servicio perfecto que nosotros intentemos dar el mejor servicio. No hay un servicio perfecto. Entonces sí que nos gustaría que nos cuentes cuáles han sido las cosas que más te gustaron y las que bueno, crees que puntos que podríamos mejorar. No sé si quieres hablarnos un poco.
Sí, a ver, yo creo que son dos cosas. Por un lado, el trato con el auditor y la unidad técnica, que es la que ayuda a lo largo de la auditoría a la que se pueda formar el informe. Y luego, por otro lado, es lo que percibe el órgano de administración entonces respecto al contacto auditor, unidad técnica que aporta todos los documentos.
Sí es cierto que el documento de petición de información es extenso entonces se tarda un poco en poder cumplimentar todo, aportar toda la información. Y ahí sí que le dedicas tiempo, pero es verdad que luego, una vez has contestado a todo y has entregado, he notado que esos esos días que el auditor realiza el informe.
No molesta constantemente, o sea molesta entre comillas, pero sí es cierto que no necesita opinión constante del cliente. O sea, tú ya has aportado todo lo tuyo y él dedica su tiempo a analizarlo y dar su opinión y ver si cumple o no cumple.
Eso sí que sí que me gustó porque realmente no estás haciendo tú el informe con el auditor externo, porque es que hay veces que tienes que estar tú como aportando más datos. O viendo qué tal va o si va a tiempo, no aquí. La verdad que ese ese detalle me gustó y luego de cara al órgano de administración, sí es cierto que ve la hoja de conclusiones es lo que realmente miran y también las tablas que ponéis. El informe entero no se lo no se lo suele leer.
Entonces sí que tenéis las tablas de idoneidad después de cada de cada apartado con los colores y que ahí se detalla los hallazgos brevemente, los hallazgos, las deficiencias que se han encontrado en ese punto en concreto y creo que eso es una manera de mirar en diagonal el informe y resalta muy bien las cosas importantes que ha detectado el auditor.
Yo creo que esas tablas de colores con los hallazgos detallados ayudan mucho.
Al final bueno, porque entendéis un poco nuestro proceso de auditoría. Una vez que aceptáis la oferta como como clientes, nosotros emitimos un documento que es el que decía Alicia, en el que solicitamos toda la información relativa al sistema desde para para cumplir todos los procedimientos.
Al final es una auditoría muy documental, que lo que necesitamos es bueno que saber efectivamente, que cumplís con todos los requisitos legales, Sí que es importante también que nos cuentes un poco cómo viste el tema de los muestreos. Al final nosotros tenemos que hacer unas pruebas de todos los expedientes que tenéis.
Nos tenéis que pasar o por así decir el detalle. Generalmente preferimos, de hecho, que esos listados sean anonimizados, es decir, a nosotros con el número de cliente nos basta. Lo que necesitamos es seleccionar un número de cliente y que ese número pues conlleve la documentación de un expediente para poder revisarla.
No sé, sí que me gustaría que nos explicases un poco también el tema de Del muestreo.
He de decir que Alicia fue muy diligente y ha sido de las personas que mejor no se ha cumplido implementado ese formulario, ese esa petición inicial de documentación porque es muy extensa y es verdad que claro, cuando tenemos toda la información, como dice ella, molestamos menos, ¿no? Al final lo que necesitamos es trasladar lo que habéis hecho durante todo el año, vuestro sistema a un informe, entonces, cuanto más detallado sea la explicación que nos deis menos os vamos a molestar, ¿no? Entonces sí que me gustaría un poco que también des tu experiencia con respecto a los muestreos, porque creo recordar que en vuestro caso no identificamos, hicimos una muestra amplia y no identificamos ninguna desviación, es decir, teníais toda la documentación perfecta.
Sí, justo os aportamos un Excel con todas las operaciones del último año. Anonimizadas eran los números de las de las viviendas, los clientes no salían los datos personales.
Luego otro auditor fue el que hizo el muestreo
Un par de veces hizo unas preguntas que no encontraba un documento, pero sí estaba la carpeta y ahí no, no, no salió efectivamente ninguna deficiencia que faltase nada. Sí es cierto que a mí me sorprendió que claro, a mí el Excel con los clientes me los mandaba al departamento de gestión y de Contabilidad.
Donde salen todos los clientes y yo os lo mandé tal cual el Excel e hicisteis la selección de muestra.
Me dio la sensación que creíais demasiado lo que yo os decía como cliente. Sí, confiasteis mucho. Yo, por supuesto, os di lo que me dio el departamento de gestión y Tesorería, pero ahí me sorprendió, pero sí es verdad que la muestra salió muy bien y no tuvimos ninguna falta, ninguna deficiencia.
Que como experto externo, cuando yo estaba trabajando en otras en otras compañías sí, hablamos con el equipo informático y nos asegurábamos que todas las operaciones que nos habíais dado que nos daba el cliente eran todas las que teníamos que en ese Excel que nos facilitabais.
Con la acreditación no hace falta. De hecho, nosotros tanto en el contrato como en el informe, incluso con la carta de manifestaciones, siempre os trasladamos que confiamos que toda la información que nos dais es completa y veraz. Eso lo pone en nuestra propuesta, lo pone en el bueno al inicio del informe, cuando detallamos el periodo de referencia que vamos a analizar.
Bueno, reflejamos también la fecha de referencia, el cuándo se emite el informe, el periodo. Además, eso yo creo que somos los únicos que lo hacemos, el periodo de inspección, es decir, desde qué día, a qué día hemos estado trabajando con vosotros siempre dentro del plazo de 2 meses.
Os adelantamos que no vamos a verificar la documentación por eso.
Al final de los trabajos siempre os enviamos lo que denominamos la carta de manifestaciones en la que confirmáis quién es el representante del SEPLAC, quien nos firma toda la revisión los procesos que hemos visto, porque, claro, no todos los clientes cumplen con los 14 puntos de la orden ministerial en el informe, generalmente, de hecho, nosotros estamos muy especializados en lo que es el sector inmobiliario, despachos de abogados, porque al final damos esa confianza y no somos en el caso de los despachos de abogados.
Somos un experto externo que no presta el mismo servicio que ellos. Es decir, no es fácil meter el anímico en casa. En este caso, entonces nosotros somos un aliado perfecto porque salvo que ellos hagan el informe de experto externo, no somos competencia. Nosotros nunca hacemos consultoría y sí que nos ven como como un aliado en ese sentido. Entonces nunca porque que me estoy desviando un poco, nunca hacemos la verificación de los datos.
Es decir, os lo informamos en la propuesta, en el informe y en la carta de manifestaciones. Nos firmáis que nos habéis dado acceso a toda la documentación, que no ha habido nada que nos hayáis ocultado. Entonces confiamos en que el dato es así. O sea, toda la confiamos en que todo lo que nos decís es completo y veraz al final, por qué bueno es un requisito de acreditación que traslademos esa obligación al cliente, que es el que va a ser auditado y el que tiene que facilitar.
Como os decía, al final nuestra intención es ayudar al cliente adelantarle, que no tenga, que no cometa ninguna infracción, que sea sancionable. De ahí un poco la categorización de nuestros de nuestros hallazgos. No, yo creo que tú estarías acostumbrada más a lo que son recomendaciones y observaciones. Y en este caso, pues nosotros cambiamos un poco, no tenemos las deficiencias mayores, que son incumplimientos que pueden llevar una sanción, tenemos las deficiencias menores y luego tenemos las observaciones.
No quiero que claro, nos estabas hablando un poco de los de los puntos fuertes, pero no te has pronunciado sobre sobre las cosas que crees que podemos mejorar o cosas malas que yo creo que, bueno, siempre hay que compartir. O sea, al final nadie es perfecto. Entonces sí que nos gustaría que dijeras, oye, pues hay cosas que creo que se pueden mejorar.
Una de una de ellas, por lo que me suena, es lo que acabas de decir, no que no eran los que no, que no verificamos y que nos visteis como muy confiados.
Sí, o sea que claro, en mi caso en concreto yo buscaba que me encontraseis cosas porque realmente yo lo que quiero es prevenir el poder, tener un disgusto a futuro o que haya tenido un procedimiento que no estaba perfecto porque bueno, el, el miedo a 1 a 1 riesgo reputacional es algo que no, no que no estamos dispuestos a tener un despiste. Entonces sí, efectivamente, yo busco el buscaba, el que me encontraseis cosas. Entonces por supuesto que es que aportaba todo, aun sabiendo que a lo mejor había algo que no estaba del todo perfecto. Pero es verdad que te puedes encontrar con casos con clientes que solo quieren un informe perfecto para no tener problemas y que no quede por escrito si ha tenido alguna deficiencia, entonces, sí es verdad que claro, la carta de manifestaciones se vio después al terminar el informe, pero durante el informe la duda era, yo lo estoy dando todo, pero me parece raro porque puede haber gente que solo busque el informe perfecto para quedar bien ante su órgano de administración, aún a riesgo de que entonces nos saquen defectos y evitar posibles sanciones
Creo recordar que de hecho, claro vuestro sistema cuando hicimos las los muestreos, eso no lo hemos comentado también. Yo creo que es importante que lo sepáis nosotros para para hacer una selección de muestreos nos basamos en una norma une. O sea, cogemos la 66020/2 y utilizamos esos criterios de selección. Es decir, vemos cuál es la población total, cuál es el universo. ¿Y a partir de ahí? La norma te dice cuántos casos tenemos que analizar para concluir que ese procedimiento se está llevando a cabo de una manera eficaz y que realmente podemos confiar que en vista de los resultados, si no hay ninguna deficiencia que se está ejecutando y que es eficiente.
También es verdad que, en vuestro caso sí que a nivel por así decir nosotros cuando hacemos un informe de experto externo revisamos lo que es el diseño, el diseño teórico y la operatividad práctica en la operatividad práctica. A nivel de muestreo no identificamos ningún por así decir ningún caso que estuviese incumpliendo, pero sí que a nivel de diseño teórico pusimos incluso creo recordar no conformidades mayores. Habíais tenido muchos informes de experto externo, pero en ninguno os habían identificado, por ejemplo, el tema del representante.
Es una cosa que no sé si se puede contar, pero bueno, yo creo que sí, no, no pasa nada por el tema.